Resumir una reunión.

• Tiempo: de diez a quince minutos.
• Plan: cualquiera.
• Necesitas: la transcripción en texto, quién estaba (con su papel) y para qué era la reunión.

La transcripción vale en PDF, en Word, en un fichero de texto o pegada directamente, y una reunión larga cabe entera en lo que Claude puede leer de una vez (el contexto). Con la grabación, no: en la lista de formatos que admite Claude hay documentos e imágenes, pero no audio ni vídeo. Si tu herramienta de videollamadas transcribe, exporta el texto y trabaja con eso.

Cuándo sí y cuándo no

Úsala cuando de una reunión tienen que salir tareas con dueño y fecha: un comité, el arranque de un proyecto, una reunión con un cliente. Si solo quieres saber de qué se habló, te sobra casi todo: pídele un resumen de cinco líneas y listo.

Y no esperes que recoja lo que no está grabado. Lo que se decidió con un gesto o en el pasillo no está en la transcripción, y no va a estar en el acta.

Ojo con lo que pegas. Una transcripción lleva nombres de personas, de clientes y, a veces, cifras que no deberían salir de la sala. En España, los términos de los planes Free, Pro y Max dicen que son para uso no comercial, y la página del plan Pro manda a Team o Enterprise a quien lo usa con su equipo. Está en el capítulo 1.

Los textos

Son tres, y cada uno sirve suelto. Lo que va entre corchetes lo cambias tú.

01 · Extraer

Adjunta la transcripción y escribe esto debajo:

Te paso la transcripción de [qué reunión] del [fecha].

Estaban:
- [Nombre · su papel en esto]
- [Nombre · su papel en esto]

La reunión era para [el objetivo].

Quiero un acta de trabajo para [quién la va a leer]. Solo estos bloques:

ACUERDOS
Lo que se decidió y, si se dijo, por qué. Si cambia algo que se había decidido antes, dilo.

ACCIONES
Qué hay que hacer, quién y para cuándo. Si en la reunión no se dijo quién o cuándo, pon SIN RESPONSABLE o SIN FECHA; no lo deduzcas.

TEMAS ABIERTOS
Lo que se habló y no se cerró, y qué haría falta para cerrarlo.

Nada de crónica de quién dijo qué. En cada acuerdo y en cada acción, copia entre comillas la frase de la transcripción de donde sale. Si algo no está en la transcripción, no lo pongas. Que quepa en una página.

Un acta recoge lo que se decidió, no la conversación: lo dicen las Robert’s Rules of Order, un manual estadounidense de reglas para reuniones, y la ley española para los órganos colegiados de la Administración. Lo de la frase entre comillas es lo que recomienda Anthropic para que no se invente nada al trabajar con un documento largo, y te deja comprobar cada punto en segundos.

02 · Auditar

Abre una conversación nueva, adjunta otra vez la transcripción y pega el acta debajo de esto:

Te paso la transcripción de una reunión y el acta que ha salido de ella. No la has escrito tú. Búscale fallos:

1. Responsables o fechas que nadie dijo en la reunión.
2. Propuestas que aparecen como acuerdos.
3. Acuerdos que en realidad quedaron abiertos.
4. Citas que no están tal cual en la transcripción.
5. Conclusiones que dependen de una interpretación.

Hazlo en una tabla: el punto del acta, el problema, lo que dice la transcripción (con el minuto o el párrafo) y cómo lo corregirías. Señala solo lo que cambiaría lo que alguien hace al leer el acta; si un punto está bien, no lo pongas.

La conversación que ha escrito el acta tiende a defenderla, así que para revisarla es mejor empezar en limpio. Y si le pides fallos, siempre encuentra alguno (lo avisa Anthropic en su propia guía de buenas prácticas), por eso le pides que señale solo lo que cambia algo.

03 · Seguimiento

Vuelve a la conversación del principio:

Corrige el acta con esto: [lo que salió de la auditoría y lo que hayas decidido tú].

Después prepárame:
1. Las acciones en una tabla: tarea, responsable y fecha.
2. Los temas abiertos, cada uno con quién lo puede cerrar.
3. Un correo de no más de ocho líneas para los asistentes, con el acta, pidiéndoles que digan antes del [día] si algo no es así.

No añadas tareas nuevas ni inventes responsables o fechas.

Pedir que lo confirmen hace lo que la aprobación de un acta formal, y si alguien recuerda la reunión de otra manera, lo dice ahora y no dentro de un mes.

Antes de mandarla

Cuatro preguntas, con la transcripción al lado:

• Responsables. ¿Los dijo alguien en la reunión o los ha deducido Claude?
• Fechas. ¿Están en la transcripción o solo parecen razonables?
• Acuerdos. ¿Se cerraron, o alguien lo propuso y nadie dijo que no?
• Nombres y cifras. La transcripción automática se equivoca a veces con los nombres propios y los números, y el acta hereda el error.

Si alguien que no estuvo sabe qué tiene que hacer y para cuándo sin preguntarte a ti, está lista.

Si sale mal

Si pasa esto	Dile esto
Es una crónica: «Ana comentó…, Luis respondió…»	«Escribe lo que se decidió, no quién dijo qué.»
Hay responsables que nadie nombró	«Quita cualquier responsable que no salga de una frase de la transcripción y pon SIN RESPONSABLE.»
Mezcla lo que se decidió con lo que se propuso	«Un acuerdo es lo que se cerró. Lo que se propuso y no se cerró va a temas abiertos.»
Los nombres salen mal	Dale la lista de asistentes bien escrita y pídele que corrija con ella los de la transcripción.

Sube de nivel

La primera vez, a mano y con los tres textos. Después depende de cuánto se repita:

• Si haces actas cada semana, guárdalo como una skill (capítulo 5) con vuestro formato de acta y un documento de nombres: personas, clientes y productos, con los errores típicos de la transcripción (donde pone «Anarruiz», es Ana Ruiz). Cada vez que le corrijas un nombre, que lo añada. Dos personas en Hacker News, una de ellas jefa de producto, trabajan así, y el error que corriges una vez no vuelve.
• Si grabas con Zoom, Fireflies, Fathom o Granola, conéctalo. Los cuatro tienen conector en el directorio de Claude, y con él Claude busca la reunión y su transcripción sin que tengas que exportar nada. Llevan la etiqueta de verificados por Anthropic, que quiere decir revisados más a fondo, no auditados en seguridad: quien los controla es su desarrollador.
• Si las tareas acaban siempre en el mismo sitio, conecta también ese sitio. Asana y ClickUp, por ejemplo, tienen conector hecho por ellos mismos, y Claude puede crear ahí las tareas del acta. Antes de dejarle crearlas, revisa la tabla.
• Si la reunión es siempre a la misma hora, en los planes de pago puedes programarlo (capítulo 4): que cada lunes, después del comité, busque la transcripción, prepare el acta y te la deje para revisar, sin mandar nada.

Con las cuatro cosas montadas tienes un pequeño agente (capítulo 6), que saca las actas solo y te las deja para revisar.